Strumenti digitali: i più utili per iniziare una collaborazione a distanza

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Gli strumenti digitali permettono di collaborare annullando le distanze. Ce ne sono alcuni che servono da base per la collaborazione con un’assistente virtuale.

L’inizio di una collaborazione, che sia da remoto o non, è sempre un’incognita. La presunta impossibilità di un confronto costante può diventare un ostacolo insormontabile alla decisione di intraprendere una condivisione di progetti a distanza. Tutto ciò che non si conosce spaventa. E’ per questo che voglio chiarire anche a te quali sono gli strumenti che, se lo vorrai, ci aiuteranno a sentirci più vicini.

Conoscere le basi sulle quali costruire un lavoro in team ti aiuterà a capire che lavorare insieme da remoto è un’opportunità. Ti presenterò, quindi, gli applicativi che utilizzo nelle prime fasi della collaborazione. Con il tempo poi affino, assieme al cliente, modalità e strumenti. Scegliamo quelli che più si addicono all’attività sulla quale lavoriamo insieme.

Questi tool credo si possano racchiudere in tre categorie che ti presento di seguito.

Strumenti per comunicare

La comunicazione tra persone che si trovano a centinaia di chilometri ormai non è più un tabu. Ci siamo abituati a parlare ed interagire pressochè per qualsiasi cosa utilizzando qualsiasi tipo di dispositivo mobile. Alcuni strumenti più di altri ci aiutano a farlo con tempestività.

Whatsapp: probabilmente la app di messagistica istantanea più diffusa. Tutti abbiamo la sua iconcina verde sul nostro smartphone. E’ utile nei primi approcci, per inviarci comunicazioni leggere, veloci. E’ più istantaneo delle e-mail e meno invadente del telefono. Se sei impegnato e non puoi rispondere metti silenzioso e il gioco è fatto. Interagiremo quando realmente possibile perché l’attenzione alle comunicazioni è fondamentale per impostare e proseguire una collaborazione proficua.

Whereby: è lo strumento digitale che ci permette di organizzare riunioni video. In una collaborazione a distanza, più che mai, è importante “vedersi” all’inizio e a cadenze regolari per aggiornarsi sugli sviluppi del progetto. E’ necessario capire se e come intervenire per migliorare e riuscire a raggiungere l’obiettivo che ti ha spinto a scegliere un’assistente virtuale. Io ti invito ad incontrarci e tu non devi far altro che accettare l’invito. Non dovrai scaricare nulla!

Software online per archiviare e condividere file

Alcuni servizi che offro, come per esempio la gestione di social network o l’organizzazione di archivi digitali, necessitano di effettuare uno scambio frequente di file di grosse dimensioni.

Ci sono tool che ci aiutano a farlo nel minor tempo possibile. Uno su tutti è il più trasversale e semplice da utilizzare.

Google drive: quasi tutti coloro che hanno a che fare quotidianamente con il mondo digitale hanno un account Google. Alzi la mano chi non ha mai sfruttato uno dei tanti servizi gratuiti che fornisce Google. Si ha uno spazio di archiviazione gratuito fino a 15 GB. E’ possibile caricare e condividere i file da qualsiasi dispositivo. Avemo una cartella condivisa così potremo entrambi inserirci file, mantenedoli sempre aggiornati. I miei clienti lo utilizzano spesso per caricare le foto che fanno da smartphone e che vogliono farmi inserire nei loro post.

Strumenti digitali per verificare la progressione del lavoro

Una delle perplessità maggiori di chi si approccia a questo nuovo modo di collaborare è la possibilità di “controllare” la nuova collaboratrice. Non per desiderio di controllo ma di acquisizione di fiducia. Ecco, proprio per fugare qualsiasi dubbio ti spiego quali sono i due strumenti che utilizzo per riuscire a tenerti aggiornato su ciò che faccio quotidianamente per te.

Toggl: un applicativo che mi permette di tracciare il tempo impiegato per svolgere un determinato lavoro. Quando scegli un pacchetto a ore, possibilità che hai collaborando con me per esigenze spot, è fondamentale per te sapere come hai investito il tuo denaro. Ho la possibilità, così, di inviarti un report dettagliato su cosa e per quanto tempo ho fatto per te.

Trello: uno strumento di project management utlissimo per qualsiasi collaborazione a medio e lungo termine. E’ semplicissimo da utilizzare ma permette di tenere traccia dello sviluppo di un progetto in maniera incredibile.
E’ ciò che serve soprattutto se decidi di inserirmi nel tuo team di collaboratori. Ognuno avrà il suo compito assegnato e aggiornerà la scheda del task così che tutti potranno sapere in che direzione si sta andando e a che velocità! Calendario integrato, scadenze impostate e possibilità di spostare le varie schede in base al loro stato di avanzamento ti permetterà di non dubitare mai dei tuoi collaboratori. Ovviamente le verifiche potrai farle da ovunque.

Sei pronto a collaborare?

Se sei pronto a collaborare con un’assistente per alleggerire la tua giornata e raggiungere i tuoi obiettivi, prova a familiarizzare con gli strumenti digitali che ti ho appena descritto.
Ti servirà non solo per capire che potrai concederle piena fiducia perché sarà come avere l’assistente virtuale al tuo fianco ma potrebbe aiutare anche te nello gestire il tuo flusso di lavoro.

Fammi sapere cosa ne pensi e se utilizzi altri tool interessanti che ci potrebbero aiutare a lavorare bene.

Se poi vuoi scoprire quali sono le attività che potremmo condividere leggi qui.