Metodo GTD: 10 motivi per provarlo e aumentare la produttività

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Metodo GTD: Getting Things Done

GTD è l’acronimo di “Getting Things Done”, il metodo di David Allen che fornisce precise indicazioni su come migliorare la propria organizzazione per riuscire a fare e produrre di più.

Oggi il tempo sembra scorrere più veloce che mai e il raggiungimento degli obiettivi a breve e a lungo termine passa per una buona organizzazione della vita. Solo avere una precisa visione di ciò che dobbiamo fare e come ci può portare ad essere più produttivi.

Visto che l’organizzazione e la produttività,poi, sono due capisaldi del lavoro di assistente virtuale e che questo libro ha avuto un enorme successo non potevo non leggerlo. Vorrei indicarvi 10 motivi per i quali mi sento di consigliare questo libro a chi desidera apprendere un metodo per organizzare la propria vita, lavorativa e personale. A chi ne vuole scoprire un altro perché quello adottato non lo soddisfa.

Se ti riconosci tra i destinatari di questo mio articolo continua a leggere per capire se questo metodo può fare al tuo caso.

 

Il metodo GTD: i suoi principi e le sue promesse

Per capire il principio base del metodo GTD è sufficiente vedere il diagramma che ce lo presenta.

Lo schema base del metodo GTD

Ogni input (cose) che entra nella nostra mente (inbox) va scansionato attentamente (cos’è) per capire cosa farne (è fattibile ora). E’ a questo punto che interviene il metodo con una serie di indicazioni su come gestire le cose a seconda dell’azione o delle azioni che richiedono. In base alla loro fattibilità o meno le cose vanno “inserite” in appositi “contenitori”.

Ma perché questo metodo?

David Allen ci mostra, attraverso le pagine del suo libro, che:

 

  • la nostra mente ha una capacità di immagazzinare le informazioni limitata. Non appena la sovraccarichiamo diventa inaffidabile: non ci restituisce più le informazioni secondo un ordine basato sull’efficienza ma sull’urgenza.

  • L’urgenza non aiuta la produttività perché ci crea uno stato d’ansia, anzi, la produttività è inversamente proporzionale all’ansia. Più pensiamo di avere troppe cose da fare e di doverle farle di corsa perché sono improrogabili, meno produrremo.

Quindi: tutto ciò che passa per il nostro cervello va fermato, fotografato per far sì che non si vada ad accumulare nella nostra mente creando confusione. E come farlo? Scrivendo tutto. Dove? A David Allen non importa! Sei tu a dover decidere se preferisci utilizzare carta e penna o tutti gli strumenti super tecnologici che conosci. 

Solo cosi potrai:

 

  • Ridurre la quantità di pensieri presenti nella tua mente e renderla libera di poter creare.

  • Essere sempre organizzato. Sapere sempre cosa fare, dove e quando per ottimizzare tempo ed energie.

Al di là di una rigidità di applicazione che impone, credo che questo metodo ti possa fornire dei  vantaggi se imparerai ad applicare i suoi principi base.

 

 “Detto Fatto!”: un metodo che diminuisce il grado di ansia per non aver fatto

Come? Semplicemente facendo con criterio. Il metodo GTD ci suggerisce dei modi per far sì che tutto quello che pensiamo e diciamo possa essere poi portato a compimento. Di seguito te ne elenco alcuni che ho provato con mano e che ho trovato veramente interessanti.

  • Allen introduce la regola dei due minuti. In cosa consiste? Spesso rimandi azioni da fare? Analizzale prima di farlo! Se richiedono meno di due minuti semplicemente falle!. Ti ho già parlato di come applico questo principio alla gestione della casella di posta.

  • Quante volte ti è capitato di inserire nel calendario attività che poi non sei riuscito a fare? Ma sei sicuro che era necessario dargli una scadenza così precisa? Magari era sufficiente inserirla nella lista prossime azioni o nella lista progetti. Avresti evitato il senso di frustrazione per non essere riuscito a portare a termine un determinato compito.

  • Spesso non completiamo un progetto, un’azione semplicemente perché l’abbiamo delegata ad altri ma dimentichiamo di sollecitare la loro risposta. Avere un contenitore chiamato “lista in attesa” ti aiuta a tenere traccia di tutto ciò che non dipende direttamente da te ma che prima o poi richiede il tuo intervento.

  • Crea una lista progetti. Potrei focalizzarti sulle cose da fare e soprattutto ti aiuterà a capire quali sono le prossime azioni da fare per raggiungere i tuoi obiettivi. Averli scritti ti responsabilizza e ti aiuta ad analizzare i motivi che ti hanno impedito di raggiungerli o, al contrario, ti hanno aiutato.

  • Se impari a raggruppare le attività secondo il loro contesto di realizzazione e le loro tempistiche di azione diventerai estremamente efficiente.

Prova a riflettere: utilizzando questi stratagemmi quanta ansia per le cose non fatte potresti evitare? E quanti obiettivi in più riusciresti a raggiungere?

 

Getting Things Done: un metodo che aiuta a scoprire il potere dell’’abitudine

Le abitudini, sebbene da alcuni vengano percepite in maniera negativa, ci aiutano, in alcuni contesti, ad ottimizzare il nostro tempo. Il metodo GTD ti insegna ad abituarti a fare le cose nel modo giusto. Vediamo come.

  • Analizzare attentamente tutto ciò che ti viene in mente ti aiuta a dare la giusta importanza ai tuoi pensieri, ai tuoi progetti, alle tue idee. Spesso ne sottovalutiamo alcuni e ne sopravvalutiamo altri, sia in termini di tempo che di utilità. Abituarti ad analizzare costo/beneficio ti aiuta a non disperdere tempo ed energie.

  • Scrivere tutto può essere sicuramente avvilente, soprattutto all’inizio. Avere una seconda mente a portata di mano (un taccuino sul quale apportare tutti i nostri task), però, ci permette di acquistare tranquillità.

  • Allen ci insegna ad abituarci a scomporre le idee che ci vengono in mente in azioni. Solo individuandole possiamo focalizzarci su quello che dobbiamo fare. Ti è mai capitato di dire: devo chiamare Tizio per aggiornarlo sulla sua pratica? E magari lo hai messo in calendario come cosa da fare domani. Niente di più sbagliato se questo presupponeva una serie di azioni preliminari che ti avrebbero permesso di portare a termine quel compito.

  • Questo metodo ti abitua a trattare vita privata e il lavoro nella stessa maniera, a metterli sullo stesso piano. Uno non ha più importanza dell’altra. Nella lista prossime azioni potrai avere sia “Andare a fare la spesa” che “mandare la e-mail al mio fornitore”. Tutti i task sono da portare a termine perché solo così potrai avere una vita più organizzata.

  • Il principio del GTD è: fare pulizia nella nostra mente. Per farlo dobbiamo abituarci ad aggiornare, sistemare, in primis le nostre liste. La revisione ti aiuta a focalizzarti sulle prossime azioni da fare e a compierle!

Questo metodo fa per te se….

Consiglio questo metodo a tutti coloro che vogliono essere più organizzati per poter fare di più. Io, personalmente, ho cercato di cogliere i suoi aspetti positivi tralasciando alcune pratiche che trovo sinceramente veramente troppo rigide. Pensare di riuscire a svuotare completamente la mente, per esempio, mi sembra un’utopia. Ma credo che, integrato con altri metodi, possa aiutarti ad aumentare la tua produttività in ogni ambito della vita quotidiana.

La sua validità risiede nel fornirci una guida per imparare a gestire il caos che può esserci nella mente, soprattutto in alcuni momenti della vita.

Aver letto questo libro mi ha dato la possibilità di conoscere un altro modo per organizzare la mia vita personale e lavorativa. Solo così, combinandolo con altri, ne ho creato uno tutto mio, adatto alle mie esigenze.

E tu quali metodi utilizzi per organizzare le tue attività? Raccontamelo. Mi farà piacere capire se e come potrà aiutare anche me.

E se hai compreso che non riesci a portare a termine i tuoi progetti non per assenza di organizzazione ma di tempo, puoi sempre contattarmi. Posso snellire il tuo lavoro. Scopri come