Gestire le e-mail: 3 trucchi per farlo al meglio

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La quantità di posta elettronica che arriva quotidianamente nelle nostre caselle di posta ci impone di seguire delle regole per gestire le e-mail. Ti indicherò i trucchi che ti aiuteranno a risparmiare tempo.

Le e-mail, nonostante l’introduzione di nuovi sistemi di messaggistica istantanea, rimangono un canale di comunicazione con i clienti. La richiesta di informazioni, la gestione di un ordine, la risoluzione di un problema (punti focali del  processo di acquisto) avviene attraverso le e-mail.  Sappiamo tutti, però, che la sua importanza è direttamente proporzionale alla sua capacità di rubare tempo. La gestione della posta elettronica infatti rientra tra le attività “ruba tempo” per eccellenza.

E’ necessario, quindi, cercare di ottimizzare il modo di gestire e organizzare la posta elettronica. Una casella inbox ricca dovrà diventare una gioia (vuol dire che la tua attività funziona) e non un’angoscia.

Dopo averti spiegato nel dettaglio quali sono i vantaggi del saper gestire le e-mail ti indicherò tre trucchi che ho imparato con il tempo e con l’esperienza. Sono sicura che saranno di aiuto anche a te. Provare per credere!

 

Perché è fondamentale imparare a gestire le e-mail

Il mondo digitale ti inganna: ti dà l’illusione di avere sempre tutto sotto controllo, di poter gestire le cose come e quando vuoi e di avere spazi infiniti. Non ti voglio deludere ma non è così. Devi immaginare  la casella di posta elettronica come la tua bella cassetta della posta attaccata fuori al cancello. Ti potresti mai concedere il lusso di lasciarla stracolma? No! E lo stesso vale per le e-mail. E tutto per tre motivi che ti spiego subito:

 

 

ordine: anche se ci ostiniamo a negarlo la nostra gestione delle e-mail rispecchia  la nostra organizzazione del lavoro. Un account di posta parla di noi, in positivo e in negativo. Del nostro modo di lavorare. Sono quasi sicura che se la tua casella inbox è piena lo sarà anche il tuo desktop. Non è vero?

 

produttività: avere delle e-mail organizzate ti fornisce precise indicazioni su cosa devi fare e quando, su ciò che ti serve ancora e cosa no. Questo ti aiuta ad avere il tuo lavoro sotto controllo e a recuperare del tempo prezioso. E sul lavoro non ti puoi permettere di perdere tempo!

 

spazio: la dimensione della caselle di posta elettronica non è paragonabile a quella della tua cassetta della posta cartacea e, per questo, credi che non si riempia mai… ma non è così! Quante volte ho visto strabuzzare gli occhi dei miei colleghi o dei miei titolari di fronte al messaggio: “stai per superare il limite di capienza della tua casella di posta”. E allora? Che fai? Le soluzioni più drastiche diventano le uniche possibili.

 

 

Ma perché trovarsi in una situazione simile? Nell’organizzazione quasi tutto si può prevenire ma come farlo con le e-mail soprattutto se ne ricevi centinaia quotidianamente?
Ti do tre buone regole da seguire per non trovarti sopraffatto.

 

Scegli un orario per aprire la tua casella di posta

Abbiamo già detto che gestire le e-mail rientra tra quelle attività “ruba tempo” (necessarie ma “non produttive”) e proprio per questo gli si deve dedicare il giusto spazio temporale.
La tua tendenza è quella di impostare la notifica per la posta in arrivo? Hai forse paura di non riuscire a rispondere con tempestività alle richieste? Sono sicura che per quello, visto che sei ben organizzato, hai educato i tuoi contatti  a risolvere le questioni urgenti attraverso programmi di messaggistica istantanea. E quindi non sei costretto ad aprire il programma di posta elettronica ogni qualvolta qualcuno ti scrive. 
L’e-mail rimane uno strumento di comunicazione utilissimo ma per fortuna ha assunto connotazioni diverse dal passato. Quindi prova a toglierti un’abitudine acquisita probabilmente all’epoca in cui questo strumento è entrato a far parte della tua quotidianità lavorativa.

Pianifica questa attività all’interno della tua agenda. Scegli delle fasce orarie della giornata nella quale credi sia più giusto, in base al tuo lavoro, dedicarti a questo tipo di attività. Un consiglio, però: prenditi il tempo necessario. Magari il primo approccio può essere più breve e il secondo un po’ più lungo per darti modo di gestire in tranquillità le nuove e-mail. In queste occasioni sfrutta la regola dei due minuti del metodo GTD. Rispondere alle e-mail che richiedono poco tempo (meno di due minuti nello specifico) è spesso un salvavita.

Gestire in questo modo la casella di posta elettronica ti permetterà di sapere esattamente cosa fare e quando, ti aiuterà nella programmazione del tuo lavoro. Eviterai, inoltre, una pratica dannosissima come quella del multitasking.

Ok, sei di fronte al pc. Hai eliminato le e-mail inutili, risposto a quelle che ti richiedevano meno di due minuti. Ma ora, come comportarti con quelle per le quali non hai il tempo di rispondere?

Utilizza le cartelle per archiviare le e-mail

La tua cartella della posta in arrivo dovrebbe rimanere sempre vuota perché dovrebbe essere destinata solo alle e-mail che ancora non hai valutato e delle quali non sai cosa farne. E allora, quale strumento migliore per mettere ordine tra le e-mail e nelle idee se non quello di utilizzare le cartelle? Dobbiamo comportarci come facciamo per il nostro archivio digitale o cartaceo.

Sia che tu sia abituato ad utilizzare la tua webmail o un programma di gestione della posta elettronica potrai iniziare a mettere in pratica questa buona abitudine. Ormai Gmail, ArubaOutlook, ti permettono di creare e gestire agevolmente diverse cartelle di archiviazione.

Ma quali cartelle creare? Di norma, quelle che utilizzo io sono queste:

 

 

  • Cestino: per fortuna è già pronta di default. Non pensare che stia lì a caso, utilizzala! Spesso si lascia una e-mail in posta in arrivo pensando o sperando, forse, che un domani possa servire. Ma a cosa? Mah. Non si sa e probabilmente non si saprà mai.

  • Gestite: per inserirci le e-mail per le quali hai applicato la regola dei due minuti e per quelle che sei riuscito ad evadere perché il tempo a disposizione te lo permetteva.

  • Da gestire: personalmente non amo stratagemmi come le bandierine, i segna come non letto. Non fanno altro che rinviare il problema. Inserisci qui tutte quelle e-mail che richiedono una tua azione che non può essere immediata (non dimenticare di inserire, però, questa attività in agenda).

  • Archivio: inserisci solo le e-mail che non puoi e non vuoi perdere (es. sottoscrizioni abbonamenti con credenziali di accesso o guide utili per l’utilizzo di un prodotto).

Scegli tu il criterio in base alla tua tipologia di attività ma non dimenticare di seguire l’ultimo consiglio che ti sto per dare.

 

 

Fai pulizia periodica nell’archivio

Avrai capito quindi che riuscire a gestire le e-mail in maniera rapida e veloce è solo una questione di organizzazione. Se hai creato le giuste cartelle e le avrai utilizzate al meglio vedrai che le uniche che rimarranno ricche di posta sono quelle “Gestite” e “Archivio”. Non dimenticarti di svuotarle periodicamente, altrimenti rischi di ricominciare da capo. Non tutto serve a lungo.

Tutto ciò che manteniamo deve avere una certa utilità ed è molto probabile che questa venga persa nel corso del tempo. Se pensi che una e-mail sia importante per una certa informazione, salva quell’informazione in un file e archivialo in una cartella del pc che utilizzi di frequente. Altrimenti ti ritroverai ad avere dei “cestini” piuttosto che delle cartelle di archiviazione.

 

Dopotutto…

Ti sarai reso conto che gestire le e-mail non è difficile: è sufficiente iniziare, continuare e perseverare! Quindi, se non lo hai ancora fatto comincia ora! Sistema la tua casella di posta e inizia a gestirla come hai imparato! 😉 Ne gioverai tu e il tuo lavoro! Riuscirai ad ottimizzare il tuo tempo e a leggere e gestire le e-mail in men che non si dica.

 

E se proprio la tua indole vince sulla necessità puoi sempre pensare di affidare a me questo compito!

 

Se hai trovato questi trucchi interessanti, sperimentali! Se ti ci trovi bene condividi l’articolo con i tuoi conoscenti così potrai aiutare anche loro!